Fishlake-scripts.ru

Образование и уроки
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что такое gtd в тайм менеджменте

Getting Things Done (GTD) или как привести дела в порядок

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

Остановимся на этих этапах подробнее.

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

• Вы ничего не забудете,

• Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.

Обзор

Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

Действия

Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.

Инструменты

В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

Лотки, стол, бумага

Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток “Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

Программное обеспечение для GTD

Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, — это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.

Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.

Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна Вам из дома, офиса и любой точки мира.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе.

Getting Things Done Дэвида Аллена

Предисловие к русскому изданию книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» начинается так: «Любому современному человеку катастрофически не хватает времени, и все жалуются на собственную неорганизованность – то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся рабочие планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом, тем лучше его отношения с окружающими».

Такие ситуации знакомы многим. И обещанием автора книги помочь стать организованнее, во многом, объясняется ее успех. Об этом свидетельствуют не только свыше 600 тыс. проданных с 2001 года лишь в Америке экземпляров, но и дальнейшая разработка концепции Аллена многими авторами, создание специального программного обеспечения, включая мобильные приложения, где за основу взят метод Getting Things Done (GTD). Отдельным методикам Аллена (например, «43 папки») сегодня посвящены целые онлайн-ресурсы. Это ярко демонстрирует, что авторские наработки существенно повлияли на такую область как тайм-менеджмент, личная продуктивность и эффективность. Поэтому в данной статье мы поговорим о концепции GTD, принципах ее работы, а также некоторых практических аспектах, которые сможет применить в своей деятельности каждый.

Как доводить дела до завершения

Getting Things Done – методика повышения личной эффективности, разработанная и описанная в одноименной книге Дэвидом Алленом. Чаще встречается аббревиатура GTD. В Википедии говорится, что в переводе фразы с английского языка на русский ошибочно употребляется формулировка «приведение дел в порядок» (с таким названием в российском переводе издавалась книга), в то время как нужно «доведение дел до завершения». Любопытным фактом является также то, что русскоязычная и англоязычная Википедии расходятся в трактовках самого понимания методики GTD: первая называет ее самостоятельной и ограниченно связанной с управлением временем, вторая же утверждает, что GTD – метод в рамках тайм-менеджмента.

Читать еще:  Менеджер по персоналу без опыта работы

Многие специалисты отмечают специфический стиль изложения, присущий Аллену. Его идеи, в отличие от идей, выдвигаемых Стивеном Кови в «7 навыках высокоэффективных людей», не вдохновляют, а дают строгое и подробное описание алгоритма. В отличие от Кови, который не лишен философской рефлексии и требует четкой формулировки миссии с охватом основной цели жизни, Аллен наоборот строит систему «снизу вверх». Он убежден: чтобы изменить свою жизнь, нужно начинать не с глобальных задач, а с наведения порядка в самых незначительных окружающих мелочах.

«Я рекомендую вам действовать по принципу «с места в карьер», – так автор описывает применение собственного метода. По словам Аллена, нужно не просто прочитать и взять на заметку, нужно реально начать пользоваться, ведь это не требует специальных навыков, а результат себя ждать не заставит.

Итак, вооружившись советом от автора, мы и подошли к самому главному: к вопросу о сути метода доведения дел до конца. Многие критикуют концепцию GTD за сложность и непонятность, что, в тоже время, не мешает каждому выработать свою собственную систему, взяв на вооружение лишь некоторые постулаты. Ниже приведены именно такие рекомендации из книги «Getting Things Done»:

Организация пространства

Одна из первых рекомендаций, высказанных в книге. По мнению Аллена, рабочее место сродни контрольному пункту, с которого каждый день начинается путь. Суть здесь весьма абстрактна – дело даже не столько в том, чтобы рабочее место не было завалено бумагами и разбросанными офисными средствами (это требование общее для всех, кто прибегает к тайм-менеджменту), а в том, что нужно организовать его максимально «под себя», под свой род деятельности и нужды. Есть и конкретика: методика GTD подразумевает наличие, кроме письменного стола, разумеется, следующих атрибутов:

  • лотки для бумаг (хотя бы штуки три);
  • пачка бумаги формата А5;
  • ручка или карандаш;
  • клейкие листочки (

8 x 8 см.);

  • скрепки;
  • прищепки для больших пачек бумаги;
  • стэплер;
  • скотч;
  • ластик;
  • аппарат для наклеивания этикеток;
  • папки для бумаг;
  • ежедневник;
  • мусорная корзина.
  • Система хранения справочной информации

    Такая система необходима каждому. Шкаф для хранения корреспонденции, много папок, аппарат для наклеивания этикеток – одним словом все, что способствует структурированию любой входящей информации с целью легкого к ней доступа позже. Автор уверен, что процесс размещения письма или документа в такой системе должен занимать не больше 60 секунд. Поэтому лучше организовать что-то вроде алфавитного каталога, который позволит получать доступ к информации быстро и удобно.

    Списки

    Помимо использования календаря-планировщика, каждому нужно иметь 4 списка:

    1. «Следующие действия». В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Неважно какой он формы – бумажный блокнот или текстовый документ на рабочем столе персонального компьютера, важно, чтоб он постоянно находился с вами. Таким образом, у вас будет постоянное напоминание о делах, которые еще предстоит делать. Редактировать такой список, вносить новые записи в него нужно ежедневно.

    2. Проекты. Под этим заглавием Аллен понимает предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, следственно на их выполнение требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации (еженедельно).

    3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).

    4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее по типу пробежать марафон или завести блог.

    Ведение этих списков тесно связано с основными принципами GTD: сбором, обработкой, организацией, обзором и действием.

    Сбор. Дэвид Аллен использует термин «корзина» для обозначения фиксации информации на любом носителе с целью освобождения разума. Это может быть органайзер, дневник, ноутбук. Нужно выкинуть все с головы (в данном случае перенести) и приступать к следующему этапу.

    Обработка. Во время обработки информации ее стоит поделить на два типа: та, что требует действия и та, что не требует. При работе с первым типом мы либо делаем сами, либо делегируем, либо откладываем. При работе со вторым – откладываем в справочную информацию, избавляемся, вносим в список «когда-нибудь».

    Организация. Структурирование информации в списки по категориям описанным выше.

    Обзор списка задач нужно делать ежедневно или как можно чаще. GTD требует, чтобы, по крайней мере, еженедельно проводился обзор по всем действиям, проектам и «отложенным» элементам.

    Действие. Физическое выполнение задач.

    Помимо того, что уже было сказано, хотим обратить ваше внимание на то, что GTD это не уникальный инструмент, а свод методик. Вы можете их брать за основу, корректировать, изменять согласно своему роду деятельности и потребностям.

    Контроль над достижением

    Чтобы мелкие дела, на которые мы делили наше крупное, двигались в сторону завершения, важно понимать, какую цель мы преследуем, каких результатов мы хотим достичь. Как уже было сказано, в соответствие с этим планируется ряд последовательных действий и напоминаний, объединенных в единую систематизированную систему. Чем сложнее задача, тем на более мелкие «кирпичики» следует ее делить и тем детальнее нужно разрабатывать эту систему. Рассмотрим поподробнее этапы достижения:

    • Ответ на вопрос, что мы хотим достичь. Нужно четко понимать, зачем мы выполняет те или иные действия. Это словно для лучника, целиться в яблочко мишени. Он может выполнять множество действий от натягивания тетивы до стрельбы, но результат все равно будет проверяться по попаданию стрелы в центр мишени. Не ответив на вопрос, он может послать стрелу и в зрителей.
    • Ответ на вопрос, как мы хотим достичь. Здесь у большинства людей активно начинает работать генератор идей, выдавая как подходящие, так и откровенно бредовые. Сначала зафиксировав все без критики и затем отобрав наиболее подходящие можно легче достичь цели.
    • Выбор наилучшей траектории и непосредственное следование ей. Так, после ответов на вопросы можно составить четкий план, следуя которому мы сможем достичь своей цели.

    Ваша жизнь состоит из заданных целей, ряда ваши действий и полученных результатов. Чем лучше вы сможете структурировать информацию на разных уровнях, выстраивать цепочки действий и следовать им, тем лучше вы сможете привести ваши дела в порядок.

    Немного об авторе

    Напоследок немного о самом авторе. Дэвид Аллен (род. 28 декабря 1945 г., Шривпорт, США) – эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. В подростковом возрасте увлекался риторикой, выиграл чемпионат штата Луизиана по дебатам. В университете специализировался на изучении американской истории. По окончанию колледжа Д. Аллен довольно долго искал свое место в жизни. По его собственному заверению, он поменял не меньше 35 профессий до 35 лет. Список занимаемых им должностей действительно внушительный, а временами даже экзотичный. Будущий тренер работал официантом, поваром в ресторане, учителем каратэ, магом, токарем, продавцом витаминов и мопедов, турагентом, менеджером по туризму, ландшафтным дизайнером. В 1980-е он начал разрабатывать программы обучения для менеджеров и руководителей корпорации Lockheed.

    Сегодня Д. Аллен возглавляет собственную компанию, занимающуюся коучингом в области эффективного управления и продуктивности. Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары. Также является одним из основателей Actioneer Inc, компании, которая специализируется на производстве офисных принадлежностей.

    Аллен написал три книги – уже известную «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» и «Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life»,а также «Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life».

    Скидка для пользователей 4brain

    Сам Аллен очень редко проводит публичные семинары, этим занимаются его сертифицированные ученики. Так, в России, Беларуси и Казахстане его сертифицированным партнером является компания Everconsult, которая и проводит тренинги по GTD.

    Компания Everconsult обратилась к нам и предложила всем пользователям нашего сайта скидку в 15% на свои мероприятия (кому интересно). Подробнее тут. Для получения скидки при регистрации нужно просто ввести промокод:

    4BRAIN2808

    Отзывы и комментарии

    Обсудить методику, ее слабые и сильные стороны, а также практическую применимость в разных областях, можно путем оставления комментария в форме ниже.

    Методика Getting Things Done и инструменты для её применения

    Мой рассказ будет разделён на 2 части:

    • Про методику GTD, если кто-то не знает или успел подзабыть.
    • Про конкретные инструменты для работы с GTD и частные примеры из моей личной практики.

    0. Предисловие

    На что обычно похож день проектного менеджера?

    Звонит заказчик. Команда спрашивает в чате почему спецификация API расходится с ТЗ. На Васю дует кондиционер. HR беспокоится: Миша что-то пришёл в чистой отглаженной рубашке. В лес не ходи — подлец намылился на собеседование. Нужно уточнить таймлайн. Перепроверить задачи в трекере. Опять звонит заказчик. Кто-то кинул в чат смешную картинку. Коллега просил присмотреть за его делами, пока он в отпуске. Снова звонит заказчик. По-моему, скоро релиз. Хорошо бы не забыть купить вечером домой продукты, а то жена распилит. По фронту что-то отстаём. Хорошо бы прочитать эту статью. Уф, уже 19:00. Когда там релиз?

    Узнаете себя? Ужасно? Тогда эта статья для вас.

    Не узнаёте — вам повезло. Или, может, можно успевать ещё больше?

    1. Введение

    GTD ( Getting Things Done ) — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге. Название можно перевести как «Как делать дела до конца».

    Главная идея в том, что чтобы эффективно работать и расти над собой, добиваться чего-то большего, необходим чистый ум. Потому что:

    • Сложные задачи не сделать, если не понятно, что делать. Постоянное размышление о том, что делать и том, что задача не сделана — мешает работать.
    • Каждодневная рутина (мелкие задачи) отвлекает. Она создает дискомфорт, задачи «висят в памяти» и отнимают чувство гармонии.

    GTD — это про то, как одновременно ничего не помнить и ничего не забывать.

    2. Про GTD

    Как понять, что вам это нужно:

    • Вы пилите сложный таймлайн по ответственному этапу проекта. Нужно учесть кучу рисков и грамотно распределить задачи по ресурсам. Кто-то присылает в ВК смешную картинку. Следующий час проходит за просмотром второсортных пабликов.
    • Сегодня к вечеру нужно просмотреть и согласовать ТЗ. В конце следующей недели — презентация у клиента. Сделать презу в PowerPoint или лучше в Google Slides? Хорошо бы выяснить, где там их офис. Надеть костюм или придти как обычно? (Согласование ТЗ съехало на 2 дня.)
    • После утренней планёрки стоит обдумать ремонт дома в ванной. Задачи потом поставлю, перед сном. Да ещё тут митинг через 2 часа. Зачем браться за работу? Всё равно ничего толком не успею.

    Здесь стоит отдельно поговорить о человеческой многозадачности. Тема это дискуссионная. Например, посмотрите wikipedia .

    Два важных аспекта:

    • Большое количество учёных считает, что А) Мультизадачности не существует; Б) Время на быстрое переключение между задачами становится «бутылочным горлышком».
    • Многозадачность повышает количество ошибок.

    И вот тут-то нам и нужна GTD.

    Потому что вот что GTD предлагает для решения проблем:

    • Записывать, а не запоминать.
    • Классифицировать (на контексты и важность) и декомпозировать (выделять простые этапы в сложных задачах).
    • Проводить ревью списка задач.

    1. Что нужно записывать?

    Всё, с чем нужно что-то сделать. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку).

    2. Как записывать?

    А) Разбивать на «контексты». Например, всё, что относится к 1 проекту — в 1 папку. Сделать ремонт — отдельный список. Купить на дачу — отдельный список. «Контексты» основываются на месте / действиях. Контексты изначально про места, но у нас про проекты.

    Б) Декомпозировать. То есть не писать «Влиться в новый проект», а ставить более мелкие задачи: «Собрать команду разработки», «Посмотреть документацию», «Познакомиться с заказчиком» и т.д.

    3. Как проводить ревью?

    Проверять список задач каждый день. Закрывать выполненные задачи, ставить новые. Если задача не делается, то переформулировать или декомпозировать.

    3. Инструменты

    Разговор про инструменты пойдет с точки зрения проектного менеджера. Но всё, о чём я говорю, может применять для себя любой человек

    • Применить GTD к ежедневному рабочему процессу.
    • Меньше отвлекаться и больше делать.
    • Быстро включаться в выполнение задач.

    Прогресс дал нам облачные технологии и носимые устройства, и это лучшее, что могло случиться с нами для организации наших задач.

    Чем пользуюсь лично я:

    • iPhone / iPad / MacBook
    • Gmail и другие сервисы Google
    • Wunderlist
    • Evernote
    • Google Calendar
    • LastPass

    1. iPhone / iPad / MacBook

    Единая экосистема. Все девайсы имеют встроенные возможности для погружения в работу. Отключение уведомлений и напоминаний, синхронизация данных, удобный поиск, доступные приложения и сервисы, и так далее.

    • Звонки и сообщения
    • Заметки и напоминания
    • Spotlight search
    • Виртуальные рабочие столы

    2. Gmail и другие сервисы Google

    Gmail является важнейшим инструментом в работе менеджера и одним из основных «инбоксов». Вот так выглядит мой ящик. Gmail имеет, по сути, 3 киллер-фичи:

    • Ярлыки
    • Автоматическая фильтрация
    • Поиск

    Я фильтрую все входящие письма по проектам и по основным статусам: А) Требует действия; Б) Нужно проследить за ответом. Автоматическая фильтрация позволяет экономить время и раскладывать всё по ярлычкам автоматически.

    Вы также можете видеть чистый инбокс. Именно так он и должен выглядеть большую часть времени.

    3. Wunderlist

    Wunderlist — помощник Gmail. Это сервис для todo-шек, который доступен на всех десктопных и мобильных платформах. Он умеет раскладывать задачи по категориям и датам, присылать уведомления, делать чек-листы и писать комментарии к задачам, можно аттачить файлы. Есть функционал для совместной работы. В общем, простой инструмент, в котором есть всё, что нужно.

    Вот так выглядят мои задачи на сегодня.

    4. Evernote

    Evernote — облачная замена для блокнота. Очень мощный инструмент, который позволяет не только писать, но прикладывать и файлы. Удобнее всего использовать его для митинг и колл-репортов, других важных записей. Например, так.

    5. Google Calendar

    Календарь берёт на себя напоминалки о событиях. Самое главное — подключить его к телефону и остальным устройствам. Ничего особенного.

    6. LastPass

    LastPass — облачный сервис для создания и хранения паролей. Я помню всего 3 пароля: от Last Pass, личного Gmail и Steam. Всё остальное — хранится в облаке.

    5. How to Get Started

    Когда-то на одной из конференций я услышал от докладчика, на мой взгляд, отличную мысль. Он сказал, что доклады — это очень интересно, но очень бесполезно, если после доклада не вернуться домой и не начать применять услышанное на практике.

    Что сделать прямо сейчас? Посмотреть на свой компьютер и опечалиться.

    1. Вкладки vs. окна в браузере

    Любите открывать миллион вкладок и оставлять их на потом? Это отвратительно. Признайтесь себе честно — до большей части вы никогда не доберётесь. Зато браузер будет съедать всю батарею и оперативную память. Перезапускать его придётся пару минут. А найти нужное быстро будет невозможно.

    Не держите лишнего. Используйте контексты. Одна задача — одно открытое окно и минимальное количество вкладок. Сделали дело — закрывайте окошко.

    2. Рабочий стол так, как он задумывался

    Рабочий стол — это не место для ярлыков. Да-да!

    В Windows есть меню «Пуск», в OSX — Spotlight Search. Папку с загрузками лучше отредиректить на рабочий стол. Работайте только с теми файлами, что необходимы прямо сейчас. Остальное — на помойку.

    3. Zero Inbox

    Во «входящих» писем лежать не должно. Только те, что появились там с прошлой проверки почты. Мелкие дела — сразу в работу. Большие — в архив и под ярлык «Нужно сделать». Как говорится, держите свой инбокс в чистоте. А ещё почту можно проверять раз в несколько часов. Никто от этого не умрёт.

    Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает

    Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.

    GTD: что это такое

    GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

    GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

    Что почитать о тайм-менеджменте:

    Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает

    Ничего не держать в голове

    Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

    Проще значит лучше

    Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

    Думать о решении

    Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

    Одна задача в один момент времени

    По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

    Составить список действий

    Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

    Как работает методология GTD

    Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

    Собрать всю информацию по задачам

    Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

    Обработать всю информацию

    Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

    Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

    Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

    1. Что это за задача?
    2. Какой должен быть результат?
    3. Нужны ли какие-то действия?
    4. Если да, то какое действие следующее?
    5. Сколько времени оно займет?

    Организовать результат

    Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

    Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

    Делегировать

    Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.

    Отложить

    Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.

    В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

    В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

    В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

    Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

    • убрать из списка;
    • если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
    • если это важная информация, которую надо сохранить, — в раздел справочных материалов.

    Выберите действие для каждой задачи и выполняйте

    Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

    Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

    Какие сервисы подходят для работы по GTD

    Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

    Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

    Evernote — приложение для создания и хранения заметок. Подходит, чтобы собрать все проекты в одной системе.

    Trello — программа для управления проектами. Можно создавать разные доски, составлять списки, прикреплять документы.

    Заключение

    Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.

    Методология GTD помогает:

    • Осознать обязательства: найти проблему или задачу.
    • Найти методы, чтобы их выполнить: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной.
    • После определения действий создать систему напоминаний.
    • Периодически просматривать списки напоминаний.

    В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.

    Что такое GTD и как это работает

    И зачем это нужно?

    В чём разница между GTD и списком задач?

    А мне точно подойдёт эта система?

    Хорошо, и что конкретно нужно делать?

    Все дела нужно записывать в один список?

    Есть какие-то специальные инструменты?

    Как получить больше пользы от GTD?

    Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

    Небольшая инструкция для тех, кто краем уха слышал о GTD, но не представляет, как пользоваться этой методикой повышения продуктивности.

    Что такое GTD?

    Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.

    И зачем это нужно?

    В чём разница между GTD и списком задач?

    А мне точно подойдёт эта система?

    Как говорил Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.

    Хорошо, и что конкретно нужно делать?

    1. Собирайте информацию и всё фиксируйте. Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. При этом список всегда должен быть у вас под рукой, чтобы вы не могли сказать: «Добавлю это позже». Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не делаете его прямо сейчас.
    2. Пишите пояснения. Не должно быть задач вроде «Подготовиться к отпуску». Разбивайте большие дела на конкретные выполнимые действия (подать такие-то документы в визовый центр, купить полотенце и солнцезащитные очки, скачать карты на телефон). С обычным списком задач мы тратим больше времени на расшифровку, чем на выполнение. И да, если можете делегировать, делегируйте.
    3. Определяйте приоритеты. Для каждого элемента в списке укажите конкретную дату и срок. Если необходимо, добавьте напоминания. По сути, это работа и со списком, и с календарём. На этом этапе у вас должна появиться уверенность, что вы точно ни о чём не забудете.
    4. Обновляйте списки. Списки дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее. Система должна работать на вас. Поэтому следите, чтобы у вас всегда был список конкретных действий и вы могли приступить к работе без промедления.
    5. Действуйте. Когда всё организовано, можно приступать к выполнению задуманного. Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, и работайте. Так вы сможете реализовать большие проекты.

    Все дела нужно записывать в один список?

    Есть какие-то специальные инструменты?

    Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней — несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.

    В общем, выбирайте то, что удобно вам.

    Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.

    Как получить больше пользы от GTD?

    И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD — это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.

    Надо попробовать. А что ещё почитать по этой теме?

    И напоследок процитируем очень точное высказывание Дэвида Аллена:

    Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения.

    Поэтому пользуйтесь GTD, придумывайте отличные идеи и обязательно претворяйте их в жизнь.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector